Productividad en las sesiones / John Tello Jara

Cualquiera que sea nuestra organización, grande, mediana o pequeña, de producción, comercio o servicios, necesita planificación y para ello requiere de reuniones, y esta actividad se lleva a cabo con seres humanos.

Las sesiones son importantes porque nos permite evidenciar puntos de vista de diferentes actores de la empresa y en conjunto dar soluciones en diversas áreas; pero el grave problema que encuentro es que no nos centramos en los puntos de la convocatoria y que muchas veces analizamos temas que no venían al motivo de la cita.

En primer lugar, debemos establecer una fecha fija con el horario de ingreso y salida, por ejemplo … sesión para el lunes 6 de septiembre a las 15H00 en la sala de reuniones para tratar las estrategias de venta de la nueva producción de miel de abeja que procesamos en Ambato. Si el tema motivo de la convocatoria es “la venta”, todos los asistentes deben enfocarse en ese tema y el éxito de la reunión va a depender del liderazgo del gerente o propietario quien dirija la reunión o haya hecho la citación.

El éxito dependerá mucho de los puntos a tratar y su urgencia, así como del aporte de los asistentes, pero previamente se debe enviar la invitación con documentos de respaldo de los puntos a tratar, a fin de que se lleven aportes prácticos a la sesión.

Realizar las reuniones de trabajo de forma periódica (ojalá sea semanal) nos permite conocer problemáticas y solucionarlas de manera inmediata, para lo cual también es necesario enfocar la política económica del momento y los cambios que implementen los gobiernos de turno por ejemplo una reducción a los aranceles de importación de bienes de capital, puede que conlleve a la adquisición de maquinaria.

Quienes deben intervenir en las sesiones de trabajo?, soy partícipe de que todas las direcciones deben hacerlo (sus directores por supuesto) para ver la visión de la empresa y conocer la forma como contribuimos al crecimiento empresarial; si bien cada área se especializa en una actividad, los conocimientos generales deben ser compartidos por los trabajadores de la entidad. (O)